Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ
Hướng dẫn cách viết hóa
đơn giá trị gia tăng (VAT) khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xây dựng, lắp
đặt theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính (có
hiệu lực từ ngày 1/6/2014).
- Những DN thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì mới được sử dụng hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định, ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
Sau đây Công ty kế toán xin hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xây dựng lắp đặt. Còn các trường hợp khác các bạn có thể xem thêm: Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng
Hướng dẫn cách lập hóa đơn
GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ:
Dòng “Ngày tháng năm”:
- Nếu là bán hàng hóa: Là ngày chuyển giao quyền hoặc sử dụng hàng hóa. (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền)
- Nếu là cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ (Nếu thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền).
- Nếu là xây dựng, lắp đặt: Là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
Chú ý: Ngày lập hóa đơn (thời điểm xuất hóa đơn) rất quan trọng, nếu sai sẽ bị phạt từ 4 - 8 tr (tội lập hóa đơn sai thời điểm).
Chi tiết về ngày tháng lập hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn các bạn xem tại đây nhé:
Dòng “Họ tên người mua hàng”: Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng. Nếu người mua không lấy hóa đơn ghi: “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Dòng “Tên đơn vị”: Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của DN mua hàng theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.
Dòng “Mã số thuế”: Ghi mã số thuế của Công ty mua hàng.
Dòng “Địa chỉ”: Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.
Quy định về viết tắt: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Dòng “Hình thực thanh toán”: Ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt, ghi "CK” nếu chuyển khoản, ghi “TM/CK” nếu chưa xác định được hình thức thanh toán.
Chú ý: Những hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN.
Dòng “Số tài khoản”: Có thể bỏ qua hoặc ghi Số tài khoản của Công ty mua hàng.
Cột “STT”: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa, dịch vụ..
Cột “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Ghi đầy đủ, chi tiết, cụ thể tên hàng hóa như lúc nhập (tên, mã, kí hiệu).
VD: Lúc nhập vào tên là “Máy Điều hòa LG JC12E” thì khi bán ra cũng phải ghi là “Máy Điều hòa LG JC12E”.
- Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
- Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá.
VD: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…
Lưu ý: Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
VD: Công ty bạn muốn thêm tên tiếng Anh thì tiếng Anh được ghi bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt.
Cột “Đơn vị tính”: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa (Cái, chiếc,m,bô,kg…) như lúc nhập vào. Nếu nhập vào là chiếc thì xuất ra cũng phải là chiếc.
- Nếu là cung ứng dịch vụ thì "đơn vị tính" không nhất thiết phải ghi.
- Trường hợp có sự thay đổi về đơn vị tính thì phải có bảng quy đổi có xác nhận của nhà cung cấp.
VD: Mua là cuộn bán là mét…
Cột “Số lượng”: Ghi số lượng hàng hóa bán ra.
Cột “Đơn giá”: Ghi đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT).
Cột “Thành tiền”: Ghi tổng số tiền = Đơn giá X Số lương (cột số 4 x cột số 5)
- Sau khi viết xong nội dung thì gạch chéo phần bỏ trống (nếu có), về cách gạch chéo này thì có rất nhiều cách, nhưng các bạn cần quan tâm là phải bắt đầu từ trái qua phải, và từ dưới dòng của hàng hóa, dịch vụ cuối cùng, có thể theo mẫu bên dưới:
Dòng “Cộng tiền hàng”: Là tổng cộng số tiền ở cột “Thành tiền”.
Dòng “Thuế suất GTGT”: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (0%, 5%, 10%,).
- Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế, được miễn thuế thì ghi gạch chéo: “ / ”
- Nếu là hàng hóa, dịch vụ thuế suất 0% thì ghi là: "0"
- Nếu các mặt hàng có các mức thuế suất khác nhau thì phải lập 1 hóa đơn khác.
Dòng “Tiền thuế GTGT”: = Tổng dòng “Cộng tiền hàng” X dòng “Thuế suất GTGT”. Nếu là mặt hàng không chịu thuế thì gạch chéo “ / ”
Dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”: = Tổng cộng dòng “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”.
Dòng “Số tiền viết bằng chữ”: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”
Những chú ý:
- Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT.
VD: 5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000
- Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.
- Nếu là ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
VD: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ. Đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam tại thời điểm lập hoá đơn.
- Nếu ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Dòng “Người mua hàng”: Ai đi mua hàng thì người đó ký và ghi rõ họ tên.
- Nếu mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì dòng “Người mua hàng” không nhất thiết phải ký. Nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Dòng “Người bán hàng”: Ai lập thì người ấy ký và ghi rõ họ tên.
Dòng “Thủ trưởng đơn vị”: Giám đốc Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên.
- Nếu Giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người cấp dưới và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.
Người được ủy quyền sẽ ký và ghi rõ họ tên vào đây (Vào dòng Thủ trưởng đơn vị).
