Cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm tiền thuế, doanh thu

Viết hóa đơn điều chỉnh tăng giảm, sai sót như thế nào? Bài viết này tôi xin hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh sai sót, tăng giảm thuế suất thuế GTGT, doanh thu, số lượng hàng hóa, mã số thuế …Theo đúng quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo khoản 3 điều 20 Thông tư 39

"3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). "

Chú ý: Dù 1 trong 2 đã kê khai hoặc cả 2 bên đã kê khai thì đều phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh
 

Sau đây Công ty kế toán  xin lấy ví dụ về cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng giảm cụ thể như sau:

1. Cách viết hóa đơn điều chỉnh MST, tên hàng hóa, ngày tháng năm, số tiền bằng chữ ... (Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền)

VD 1: Ngày 2/12/2016 phát hiện hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/16P, ngày 19/10/2016. (Sai mã số thuế, Hoá đơn này 2 bên đã kê khai vào tháng 10/2016).

Cách xử lý:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT viết sai
Bước 2: Lập hoá đơn điều chỉnh: Số 0000895, ký hiệu AB/16P, ngày 2/12/2016 (Lập vào ngày hiện tại), cụ thể như sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG                                                                                                          Ký hiệu: AB/16P                                                            Liên 1: Lưu                             Số:         0000895  Ngày..02...tháng.12...năm 2016   Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 173, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội
Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558.......
Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 (Ghi mã số thuế đúng) Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội
Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5
01	Điều chỉnh mã số thuế của hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/16P, ngày 19/10/2016 từ: 0101235698 thành 0101253698	\	\	\	\
Cộng tiền hàng:                                                                                        \
Thuế suất GTGT:   \  , Tiền thuế GTGT:                                                 \
Tổng cộng tiền thanh toán                                                                            \ Số tiền viết bằng chữ:. \

Cách kê khai thuế: Kê khai hoá đơn điều chỉnh trên vào kỳ hiện tại là tháng 12/2016.

Chú ý: Từ này 25/9/2016, DN sẽ phải thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK 3.4.1 -> Nhưng phần mềm này đã bỏ các phụ lục 01-1 và 01-2 => Nên các bạn xử lý như sau:

Bên bán: Không phải kê khai
Bên mua: Không phải kê khai.
(Vì không có phụ lục nên các bạn không thể kê khai được, các bạn lưu Hóa đơn điều chỉnh + Biên bản điều chỉnh cùng với Hóa đơn sai, để sau này giải trình)

VD 2: Ngày 02/05/2016 phát hiện hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/16P, ngày 19/03/2016. (Sai số tiền bằng chữ, đúng là: Năm trăm nghìn đồng chẵn, nhưng hóa đơn viết sai là: Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn, Hoá đơn này 2 bên đã kê khai vào tháng 10/2016).

Cách xử lý:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh: Số 0000895, ký hiệu AB/16P, ngày 2/05/2016 (Lập vào ngày hiện tại), cụ thể như sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG                                                                                                          Ký hiệu: AA/16P                                                            Liên 1: Lưu                             Số:         0000895  Ngày..02...tháng.05...năm 2016   Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 173, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội
Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558.......
Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội
Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5
01	Điều chỉnh Dòng số tiền bằng chữ của hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/12P, ngày 19/10/2016 từ: Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn thành Năm trăm nghìn đồng chẵn.	\	\	\	\
Cộng tiền hàng:                                                                                        \
Thuế suất GTGT:   \  , Tiền thuế GTGT:                                                 \
Tổng cộng tiền thanh toán                                                                            \ Số tiền viết bằng chữ:. Năm trăm nghìn đồng chẵn.

Cách kê khai: Các bạn cũng kê khai như VD 1 bên trên nhé.

2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm tiền thuế, thuế suất, số tiền ... (Sai sót ảnh hưởng đến số tiền)

VD 3: Ngày 11/09/2016 Công ty kế toán  bán 10 máy tính xách tay VAIO cho Công ty Bảo An. Và đã xuất hóa đơn số 0006789, ký hiệu TU/16P, ngày 11/09/2016. Đơn giá chưa thuế GTGT là 10.000.00 vnđ/ chiếc.
 - Và 2 bên đã kê khai hóa đơn đó vào tháng 9/2016.
- Nhưng đến ngày 02/11/2016: Công ty Bảo An phát hiện hóa đơn đó bị sai đơn giá (Đúng là 9.000.000, nhưng hóa đơn viết sai là 10.000.000). Công ty kế toán  phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá cho 10 máy tính trên với giá 1.000.000/chiếc.

Cách xử lý:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm: Số 0006890, ký hiệu TU/16P, ngày 02/11/2016 (lập vào ngày hiện tại) cụ thể như sau:
 

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG                                                                                                          Ký hiệu: TU/16P                                                            Liên 1: Lưu                             Số:         0006890  Ngày..02...tháng.11...năm 2016   Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 173, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội
Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558.......
Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội
Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5
01	Điều chỉnh giảm đơn giá cho hóa đơn  số 0006789, ký hiệu TU/12P, ngày 11/09/2016 từ 10.000.000/chiếc thành 9.000.000/chiếc	Chiếc	10	1.000.000	10.000.000
Cộng tiền hàng:                                                                                        10.000.000
Thuế suất GTGT:   .10 %  , Tiền thuế GTGT:                                             1.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán                                                                            11.000.000 Số tiền viết bằng chữ:. Mười một triệu đồng.

Cách kê khai: Hướng dẫn kê khai bổ sung điều chỉnh giảm:

Chú ý: Từ này 25/9/2016, DN sẽ phải thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK 3.4.1 -> Nhưng phần mềm này đã bỏ các phụ lục 01-1 và 01-2 => Nên các bạn xử lý như sau, có 2 trường hợp xảy ra:

+) Nếu trong kỳ chỉ có phát sinh 1 Hóa đơn điều chỉnh giảm đó:

- Công ty kế toán  (Bên bán): Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm số 0006890, ký hiệu TU/12P, ngày 02/11/2016 như sau: Kê khai ÂM vào Chỉ tiêu 32 và 33 trên Tờ khai 01/GTGT của tháng 11/2016.

- Công ty Bảo An (Bên mua): Kê khai ÂM vào chỉ tiêu 23, 24, 25 trên Tờ khai 01/GTGT của tháng 11/2016.

+) Nếu trong kỳ có phát sinh nhiều hóa đơn khác:
VD: Bên bán trong tháng 11/2016 có phát sinh nhiều hóa đơn bán ra và đầu vào -> Kê khai trên Chỉ tiêu 32 là: 40.000.000 và Chỉ tiêu 33 là: 4.000.000 => Thì các bạn phải lấy số tiền trên các Chỉ tiêu đó trừ (-) số tiền trên hóa đơn điều chỉnh giảm, cụ thể như sau:

Chỉ tiêu 32 là: 40.000.000 - 10.000.000 = 30.000.000
Chỉ tiêu 33 là: 4.000.000 - 1.000.000 = 3.000.000
- Bên mua, các bạn cũng phải trừ đi như vậy nhé!

Chú ý: Hóa đơn điều chỉnh giảm thì không được viết âm. Nhưng khi kê khai phải kê khai âm hoặc trừ số tiền đó

VD 4: Ngày 24/11/2016 phát hiện hóa đơn số 0006789, ký hiệu TU/16P, ngày 11/10/2016 bị sai thuế suất thuế GTGT (Đúng là 10%, nhưng hóa đơn viết sai là 0%, bên bán đã kê khai vào tháng 10/2016).

Cách xử lý:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Bước 2:  Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng: Số 0006890, ký hiệu TU/16P, ngày 24/11/2016 (lập vào ngày hiện tại) cụ thể như sau:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG                                                                                                          Ký hiệu: TU/16P                                                            Liên 1: Lưu                             Số:         0006890  Ngày..24...tháng.11...năm 2016   Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN Mã số thuế: 0101987483 Địa chỉ: 173, Đường Xuân Thủy, Quận Cầu giấy, TP. Hà Nội
Điện thoại:....0984.322.539........Số tài khoản.......711A26950558.......
Họ tên người mua hàng.........Phạm Văn Mách........ Tên đơn vị.........Công ty Bảo An............... Mã số thuế: 01019837482 Địa chỉ: A5, Đường Nguyễn cảnh Dị, Khu đô thị Đại Kim, Q. Hoàng mai, TP.Hà Nội
Hình thức thanh toán:..CK.....Số tài khoản…711A67345990
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5
01	Điều chỉnh tăng thuế suất thuế GTGT của hóa đơn  số 0006789, ký hiệu TU/12P, ngày 11/10/2016 từ 0% thành 10%	\	\	\	\
Cộng tiền hàng:                                                                                        \
Thuế suất GTGT:   .10 %  , Tiền thuế GTGT:                                               1.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán                                                                            1.000.000 Số tiền viết bằng chữ:. Một triệu đồng chẵn.

Cách kê khai: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại tháng 11/2016:

Chú ý: Từ này 25/9/2016, DN sẽ phải thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK 3.4.0 -> Nhưng phần mềm này đã bỏ các phụ lục 01-1 và 01-2 => Nên các bạn chỉ cần kê khai trực tiếp trên tờ khai 01/GTGT:

Bên bán: Kê khai vào Chỉ tiêu 33 của Tờ khai 01/GTGT.
Bên mua: Kê khai vào Chỉ tiêu 24 và 25 của Tờ khai 01/GTGT.

3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh chiết khấu thương mại:

- Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì được lập hoá đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hoá đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.
- Trường hợp này các bạn cũng lập hoá đơn điều chỉnh GIẢM như trên, cụ thể như sau:
 

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5
01	Điều chỉnh giảm đơn giá, số tiền, tiền thuế của các hoá đơn số ....., ký hiệu ......., ngày ......kèm theo bảng kê số ......	Chiếc	15	1.000.000	15.000.000
	(Chiết khấu thương mại 5% theo hợp đồng số ... ngày....)
Cộng tiền hàng:                                                                       15.000.000
Thuế suất GTGT: 10% , Tiền thuế GTGT:                       1.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán:                                       16.500.000

 Cách kê khai thuế:
- Hai bên kê khai hoá đơn điều chỉnh trên vào kỳ hiện tại. (Kê khai như VD 3 bên trên nhé)

Chi tiết cách kê khai xem tại đây: Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm



Ngoài ra nếu phát hiện hóa đơn sai sót khác các bạn có thể xem thêm: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT