Cách hạch toán chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

- Việc đầu tiên các bạn cần quan tâm đó là phải xác đinh được đâu là các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN.
Chi tiết xác định các bạn xem tại đây:

Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

- Việc thứ hai các bạn cần quan tâm là các bạn cần phải biết: CHI PHÍ KẾ TOÁN và CHI PHÍ TÍNH THUẾ là 2 khoản chi phí khác nhau.
+ Chi phí kế toán là áp dụng theo luật kế toán
+ Chi phí tính thuế là áp dụng theo luật thuế
- Các bạn có thể hiểu nôm na: Khi phát sinh các khoản chi phí thì các bạn phải HẠCH TOÁN PHẢN ÁNH VÀO SỔ SÁCH bình thường(dù chi phí đó có được trừ hay không thì vẫn phải hạch toán như bình thường) -> Đó là các khoản chi phí kế toán
- Còn khi tính thuế TNDN thì các bạn phải xác định xem các khoản chi phí đó có đủ điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không (Phải áp dụng theo Luật thuế)

- Ngoài thực tế có rất nhiều các bạn kế toán khi biết các khoản chi phí đó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn đã xử lý bằng cách: “KHÔNG HẠCH TOÁN SỐ SÁCH” của Doanh nghiệp => Dẫn đến việc không khớp được các sổ, không khớp với công nợ … -> Như vậy là Báo cáo tài chính BỊ SAI (Báo cáo không phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp).

- Trong bài viết này Kế toán ABC sẽ đưa ra một vài các khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà các bạn hay gặp phải, và hướng dẫn chi tiết các bạn hạch toán như thế nào? Quyết toán thuế ra làm sao trong trường hợp đó.

1. Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ví dụ: Đi mua hàng (phát sinh một số chi phí) với giá trị nhỏ, và mua của các cửa hàng, hộ kinh doanh, người dân …. (không có hóa đơn GTGT) mà chỉ có hóa đơn lẻ, tổng trị giá mua trong năm là 10.000.000.
- Hoặc đi mua hàng của Công ty A (có hóa đơn GTGT), có giá trị 25.000.000 nhưng lại thanh toán bằng tiền mặt.

- Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo số thực tế đã chi
Nợ TK 642, 641…: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)
           Có TK 111: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)
           Có TK 642, 641 …: 10.000.000 (hoặc 25.000.000)

- Theo Luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ (vì không có hóa đơn GTGT và không có chứng từ thanh toán không dung tiền mặt)
=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA LUẬT KẾ TOÁN VÀ LUẬT THUẾ => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý: Khoản chi trên (mua hàng của cá nhân…) có thể được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu các bạn lập bảng kê 01/TNDN

Chi tiết xem thêm: Cách xử lý chi phí không có hóa đơn

2. Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.

VD: Công ty bạn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán (Không kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô), có mua 1 ô tô 4 chỗ ngồi trị giá 2 tỷ, thuế GTGT 10%. Theo quy định tại thông tư 45/2013/TT-BTC, tài sản này trích khấu hao từ 6-10 năm. Giám đốc Công ty quyết định trích khấu hao Tài sản này trong 8 năm. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

- Theo chế độ kế toán: Hạch toán và ghi nhận theo thực tế
Nợ TK 211: 2.000.000.000 + 40.000.000 = 2.040.000.000 (số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ là 40.000.000 cộng vào nguyên giá của TSCĐ)
Nợ TK 133: 160.000.000 (Chỉ được khấu trừ thuế GTGT phần tương ứng với 1,6 tỷ, tức là 160 tr, còn 40 tr tiền thuế GTGT thì cho vào Nguyên giá của TSCĐ)
           Có TK 331: 2.200.000.000

Hàng năm, trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng
Mức khấu hao năm = 2.040.000.000 / 8 = 255.000.000
Hạch toán chi phí khấu hao hàng năm
Nợ TK 642: 255.000.000
           Có TK 214: 255.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 255.000.000
           Có TK 642: 255.000.000

- Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN khoản chi phí Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá 1,6 tỷ đồng/xe.
-> Như vậy các bạn phải tính lại khấu hao (Chỉ tính để tính thuế TNDN thôi nhé, còn hạch toán trên sổ sách rồi thì để nguyên vậy)
Mức khấu hao năm = 1.600.000.000 / 8 = 200.000.000
=> Khấu hao năm theo chế độ kế toán là 255.000.000, theo luật thuế là 200.000.000 => Chênh lệch 55.000.000

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
 

Chi tiết các bạn xem thêm tại đây: Xử lý chi phí mua xe ô tô trên 1.6 tỷ

3. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Ví dụ: trong năm 2014 chi trang phục cho người lao động tổng cộng là 60.000.000đ (10 lao động) => Trang phục trong năm chi cho 1 người là 6.000.000 => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

- Theo chế độ kế toán:
Khi chi tiền trang phục cho nhân viên, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 60.000.000
          Có TK 112: 60.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 60.000.000
          Có TK 642: 60.000.000

- Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tín thuế TNDN phần chi trang phục trong năm cho 1 người lao động là 5.000.000 => Chênh lệch = 1.000.000 x 10 = 10.000.000
=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý:  Kể từ ngày 6/8/2015 Theo khoản 2.7 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Nếu chi bằng tiền thì không được vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
- Nếu chi bằng hiện vật sẽ được tính toàn bộ vào chi phí. (Nếu có hóa đơn, chứng từ)
- Nếu chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật: Thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
 

Xem thêm: Các khoản chi phí bị khống chế khi tính thuế TNDN

4. Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);
- Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Ví dụ: là Công ty TNHH MTV, trong năm, có chi lương cho Giám đốc công ty là 150tr. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

- Theo chế độ kế toán:
Khi tính lương cho Giám đốc, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 150.000.000
             Có TK 334: 150.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 150.000.000
             Có TK 642: 150.000.000

- Theo Luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ 150.000.000 => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

5. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

Ví dụ: Công ty bạn bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 80.000.000, và đã nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền gửi ngân hàng => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

- Theo chế độ kế toán:
Căn cứ vào quyết định xử phạt vi phạm hành chính, và giấy nộp tiền, hạch toán:
Nợ TK 811: 80.000.000
         Có TK 3339: 80.000.000
Nợ TK 3339: 80.000.000
         Có TK 112: 80.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 80.000.000
         Có TK 811: 80.000.000

=> Theo Luật thuế: Khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).
 

Chi tiết xem thêm: Cách hạch toán tiền phạt nộp chậm thuế

6. Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

Ví dụ: Năm 2014, vay 2 tỷ của Ông Nguyễn văn A để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi suất là 15%/năm (Biết rằng lãi suất cơ bản do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố là 9%/năm). Và công ty đã góp đủ vốn điều lệ theo trên giấy phép KD.
=> Chi phí lãi vay năm 2014 là 2.000.000.000 x 15% = 300.000.000.

- Theo chế độ kế toán:
Khi trả lãi tiền vay, kế toán hạch toán:
Nợ TK 635: 300.000.000
           Có TK 112: 300.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 300.000.000
           Có TK 635: 300.000.000

- Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ phần chi phí lãi vay không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ( tức 9% x 150 = 13.5%) => Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ là 2.000.000.000 x 13.5% = 270.000.000

=> Chi phí lãi vay theo chế độ kế toán là 300.000.000, theo chính sách thuế là 270.000.000 => Chênh lệch 30.000.000 => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ=> Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý thêm:
7. Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. Chi trả lãi tiền vay trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị của tài sản, giá trị công trình đầu tư.

- Trường hợp DN đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi tiền vay để đầu tư vào DN khác thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được xác định như sau:
- Trường hợp số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ.
- Trường hợp số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn:
+ Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân (x) tổng số lãi vay.
+ Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân (x) lãi suất của khoản vay nhân (x) thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.

(Theo điểm 2.18 khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC)

Xem thêm: Chi phí lãi vay hợp lý

8. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.

VD: DN tự xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 20 tr. DN vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm. => Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?

- Theo chế độ kế toán: Chi phí vật tư vượt định mức, doanh nghiệp không được hạch toán vào 621 để tập hợp tính giá thành sản phẩm, mà phải hạch toán vào tài khoản 632: Giá vốn hàng bán, và lên báo cáo tài chính
Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632: 20.000.000
          Có TK 152: 20.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 20.000.000
          Có TK 632: 20.000.000

- Theo luật thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 20.000.000 vượt định mức tiêu hao => Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ => Xử lý khoản chênh lệch này trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Hướng dẫn chi tiết cuối bài viết).

Lưu ý:  Kể từ ngày 6/8/2015 Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC đã bỏ quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu, trừ 1 số nguyên liệu nhiên liệu theo quy định của Nhà nước.

Cách loại các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:

- Là 1 kế toán các bạn phải tự xác định được các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Mình xin lấy thêm ví dụ để các bạn hình dung:

VD: Trong năm 2014,có doanh thu là 500.000.000, chi phí là 300.000.000 (trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 50.000.000)
+ Lợi nhuận trước thuế = 500.000.000 – 300.000.000 = 200.000.000
+ Thu nhập tính thuế = 500.000.000 – 250.000.000 = 250.000.000 (Phải loại bỏ 50.000.000 là chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN: 300.000.000 – 50.000.000 = 250.000.000)
+ Số thuế TNDN phải nộp = 250.000.000 x 20% = 50.00.000 (Xác định trên thu nhập tính thuế)
+ Lợi nhuận sau thuế = 200.000.000 – 50.00.000 = 150.000.000

=> Trên tờ khai quyết toán thuế, chi phí không được trừ là: 50.000.000 các bạn nhập vào Chỉ tiêu [B4] – Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Tiếp vấn đề bên trên đầu bài viết:
- Ngoài thực tế có rất nhiều các bạn kế toán khi biết các khoản chi phí đó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn đã xử lý bằng cách: “KHÔNG HẠCH TOÁN VÀO SỐ SÁCH”
=> Dẫn đến việc không khớp được các sổ, không khớp với công nợ … -> Như vậy là Báo cáo tài chính BỊ SAI (Báo cáo không phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp).

-> Tôi xin lấy ví dụ để các bạn hiểu rõ hơn:
VD: Trong năm 2014,có doanh thu là 500.000.000, chi phí là 300.000.000 (trong đó chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là 50.000.000).
-> Và các bạn biết 50.000.000 này là chi phí không được trừ nên không hạch toán luôn cho đỡ mệt. Như vậy trên sổ sách chỉ phản ánh chi phí là: 250.000.000
+ Lợi nhuận trước thuế = 500.000.000 – 250.000.000 = 250.000.000
+ Thu nhập tính thuế = 500.000.000 – 250.000.000 = 250.000.000
+ Số thuế TNDN phải nộp = 250.000.000 x 20% = 50.00.000
+ Lợi nhuận sau thuế = 250.000.000 – 50.00.000 = 200.000.000

Như vậy: Các bạn đã nhìn thấy số thuế TNDN phải nộp là như nhau, Nhưng lợi nhuận sau thuế đã tăng lên: 200.000.000 (Đây là trên sổ sách), nhưng thực tế lợi nhuận sau thuế chỉ có: 150.000.000 => Báo cáo tài chính là SAI.

KẾT LUẬT:
- Khi phát sinh các khoản chi phí dù là hợp lý hay không hợp thì các bạn vẫn phải hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế -> Cuối kỳ kết chuyển để lên BCTC.
- Khi tính thuế TNDN thì phải loại các khoản chi phí không được trừ ra trước khi tính thuế (Tính trên thu nhập chịu thuế chứ không tính trên lợi nhuận trước thuế).

-> Những khoản chi phí không được trừ đó các bạn nhập vào chỉ tiêu Chỉ tiêu [B4] trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Trên đây chỉ là 1 vài khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN mà ngoài thực tế thường gặp phải còn 1 số khoản nữa các bạn xem tại điều 4 Thông tư 96 nhé